为加强档案管理工作，提高档案利用效率，保证档案系统性与完整性，完善档案借阅制度，使机关档案管理工作达到规范化、合理化、标准化，依照《中华人民共和国档案法》《档案管理条例》《市纪委监委机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》等相关法规制度，结合机关工作实际，制订本制度。

一、文书档案归档

1.各室（部）在各项活动中构成的具有价值的文件、材料均属归档范围，交办公室统一管理。

2.各室（部）确定一名兼职档案员负责对构成的文件、材料进行收集、审定、整理、立卷。

3.归档的文件材料应齐全、完整、准确可靠(文件的正文与附件、印件与底稿、请示与批复)无缺页、破损现象。

4.印发文件不仅要在硬盘、光盘等电子介质保存留档，还应留有纸质资料存档。

5.凡归档的文件务必留原件存档，书写整齐，用毛笔、蓝黑色钢笔、碳素笔抄写，如有不贴合要求的档案员有权退回原部门重新书写。

6.重要文件如部门需用可进行复印，但原件务必归档。

7.机关工作人员外出学习、考察、参加会议带回的文件、一律交办公室统一登记、立卷、归档管理。

二、档案工作人员岗位职责制

（一）专职档案工作人员岗位职责制

1.认真学习专业知识，贯彻执行《档案法》《档案法实施办法》，热爱本职工作，忠于职守，维护党和国家利益，工作尽职尽责，自觉遵守档案工作各项规章制度。

2.负责机关各类档案资料的收集、分类、整理、编目、排列、上架、保管、借阅、鉴定、销毁、移交等工作。档案质量和工作质量贴合“规范”要求。

3.负责机关相关部门档案工作监督指导、业务培训工作。

4.负责档案库房各项制度的落实。

（二）兼职档案工作人员岗位职责制

1.各室（部）兼职档案员，负责本部门文件、材料的收集、整理、归档立卷工作。

2.兼职档案人员要热爱档案工作，熟悉业务，工作认真负责，把好案卷质量关，按时完成兼管档案的任务。

3.兼职档案员应于次年3月底前，将整理好的档案向办公室室移交。

4.严格执行各项档案管理制度。

5.积极参加档案管理部门组织的业务培训，努力学习档案业务知识，不断提高业务水平。

三、部门立卷

1.凡本部门在各项活动中构成的文件、具有保存价值的资料均属本部门立卷归档范围。

2.各部门兼职档案员，负责对本部门的文件资料进行收集、审定、整理、立卷。

3.兼职档案员要严格遵守相关的规章制度及各项档案管理制度，按综合档案室提出的各项要求立卷，保证立卷质量。

四、档案保管

1.各门类档案由综合档案室集中统一管理，配备档案员负责档案的保管工作。

2.按照档案管理有关规定，对各类档案应做到存放合理，排列有序，查找方便。

3.档案员对室藏档案材料要经常进行检查，对已到借阅期限尚未归还的档案材料，要及时跟踪追还，防止丢失。

4.库房要持续清洁卫生，温度要经常持续在14—24℃，相对湿度要持续在45—60%，防止危害档案的现象发生。

5.档案库房内做到“八防”即防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫，定期检查。

6.库房内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆危险品，停电时，一律用手电照明，不得使用易燃器具。

7.与档案库房无关人员一律不得进入，随时关好库房门窗，确保安全。

五、档案保密

1.档案工作人员要提高警惕性，遵守保密纪律，坚持原则，认真执行各项制度。

2.凡到综合档案室查阅档案者，都要认真遵守安全保密制度，严格履行档案查阅手续，档案原则上不准带出档案室，确需带出时须经主管领导批准并在指定时限内归还档案室。

3.查阅档案时，不得翻阅与查阅资料无关的文件材料、无关人员不准进入档案室。

4.工作人员不准将文件、材料带进公共场所和其他场所，不准带回家中，要及时交给档案管理部门。

5.对于违反保密规定，泄露国家机密或造成必须后果者要依据《保密法》的规定，严肃处理并追究其职责。

六、档案借阅

1.借阅档案要严格遵守档案管理制度，凡借阅者，应自觉履行借阅手续。

2.凡借阅档案，需经主管领导批准。外单位人员借阅档案，应持单位介绍信，经主管领导同意后，方可办理借阅手续，并在借阅期限内按时归还。

3.借阅人员对档案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由转借他人。

4.借阅人员未经领导批准，不得拍照、复印、抄写档案资料。

5.档案管理人员对归还的借阅材料要认真进行检查，确认档案材料完好无损时，方可办理归档手续。对摘抄、复制的档案材料，经认真核对，正确无误时，方能签字盖章。

6.一旦发现档案材料在借阅过程中被拆、涂抹或缺失等毁损现象，要及时向主管领导汇报，并追究有关人员的职责。